Pengertian dan Fungsi Organisasi

September 01, 2017 Posting Komentar

Organisasi merupakan bagian terpenting bagi manusia. Karena manusia selain sebagai makhluk individu juga sebagai makhluk sosial yang perlu berinteraksi antar sesama.

Pengertian Organisasi

Organisasi merupakan suatu wadah tempat berkumpulnya orang-orang (manusia) yang memiliki minat, bakat, tujuan atau cita-cita yang sama. Unsur-unsur utama yang terkait, dan akan mempengaruhi ataupun dipengaruhi oleh keberadaan organisasi adalah (4 M): Man (Manusia), Methode (Sistem), Money (Dana), dan Material (Bahan).

1. Man (Manusia)

Manusia adalah subjek, predikat maupun objek dari kegiatan suatu organisasi. Manusia merupakan sumber daya penting yang menjadi asset organisasi, sebagai sumber inspirasi, pelaku yang bergerak sesuai sistem atau komitmen organisasi, yang akhirnya akan menghasilkan produksi berupa karya atau sumberdaya manusia sesuai dengan tujuan organisasi.

2. Methode (Sistem)

Methode (Sistem) adalah mesin yang mengatur hubungan antar manusia atau komponen yang terlibat di organisasi untuk mencapai hasil yang diharapkan.

3. Money (Dana)

Money (Dana) merupakan bahan bakar untuk menggerakkan organisasi, terkadang “money” juga menjadi motivasi untuk menggerakan sdm yang ada diorganisasi, meskipun ada yang punya idealisme bahwa “uang bukan segalanya” tapi untuk memenuhi beberapa keperluan yang di anggarkan, uang sangat diperlukan, dan penggunaan uang sesuai atau diluar anggaran ini harus dapat dipertanggungjawabkan.

d. Material (bahan)

Material (bahan) yang dibutuhkan oleh organisasi bisa berbentuk fisik (benda) seperti kantor dan perlengkapannya atau alat-alat dan sarana yang dibutuhkan untuk suatu event (kegiatan). Material yang dibutuhkan organisasi bisa juga berupa non-fisik seperti cita-cita yang sama, semangat, hobi, minat dan bakat anggota yang sama. Contohnya hobi mendaki gunung, menelusuri rimba, mengarungi jeram, sepak bola, basket, karate, riset keilmuan, pengembangan kreatifitas bidang kerja, seperti: pemrograman komputer, web design, multimedia, network dan lain-lain.

Sehingga bahan yang dibutuhkan organisasi bisa berbentuk kantor, lapangan olah raga, alam pegunungan, laboratorium, koneksi internet, perlengkapan komputer atau yang lainnya.

FUNGSI ORGANISASI

Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni: Planning (perencanaan), Organizing (pengaturan), Accounting (pelaporan), Controling (pengawasan)

1. Planning (perencanaan)

Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya adalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa melalui rapat-rapat, seperti:

Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.
Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.

Baca Juga

2. Organizing (pengaturan)

Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :

Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian/seksi.
Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (mis. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)
Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi

Harus diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.

Siapapun orang yang memerlukan data-data atau perlengkapan, maka ia akan mudah menemukan, apakah yang tersimpan dalam bentuk file-file di komputer atau yang berada ditempat/ lemari penyimpanan berkas-berkas.

Segala bentuk surat menyurat tercatat dan terdokumentasi, segala perangkat yang dimiliki dan dipergunakan terdata, kapan dibeli, siapa yang mempergunakan saat ini, bila ada kerusakan siapa yang bertanggungjawab untuk memperbaiki atau bila dipinjam kapan harus dikembalikan dll.

3. Accounting (pelaporan)

Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :

Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan) atau
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan

Progress Report biasanya berbentuk laporan praktis organisasi kepada anggota atau struktur diatasnya bila diminta, terkadang bisa berbentuk lisan (pembicaraan antar pimpinan dengan pimpinan atau dengan anggota). Sebaiknya Progress Report ini dapat ditampilkan dalam bentuk laporan berbentuk tabel / matrix yang bisa dilihat orang setiap saat (contoh terlampir), biasanya kegiatan masih berlangsung ketika progress report disampaikan.

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah laporan lengkap dari sebuah atau beberapa kegiatan yang telah selesai dilaksanakan organisasi, biasanya merupakan laporan hasil evaluasi dan anggaran yang dipergunakan.

4. Controling (pengawasan)

Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan anggaran.

Agar tugas / tanggung jawab pengawasan dapat dilaksanakan dengan pertimbangan efektifitas dan efesiensi waktu maupun dana, maka dapat dipertimbangkan faktor-faktor sbb :