Mengenal Organisasi Mahasiswa

Organisasi Mahasiswa adalah organisasi yang beranggotakan mahasiswa untuk mewadahi bakat, minat dan potensi mahasiswa yang dilaksanakan di dalam kegiatan ko dan ekstra kurikuler.

Organisasi ini dapat berupa organisasi kemahasiswaan intra kampus, organisasi kemahasiswaan antar kampus, organisasi ekstra kampus maupun semacam ikatan mahasiswa kedaerahan yang pada umumnya beranggotakan lintas atau antar kampus. Salah satu bentuk organisasi mahasiswa adalah Ikatan Organisasi Mahasiswa Sejenis (IOMS) baik di tingkat perguruan tinggi, antar perguruan tinggi maupun tingkat nasional sebagai wadah kerja sama dan berjejaring untuk mengembangkan potensi serta partisipasi aktif terhadap peningkatan kualitas pendidikan dan kemajuan Indonesia sesuai disiplin ilmunya. Kedudukan IOMS berada di Fakultas, Jurusan atau Program Studi.

Bentuk berikutnya adalah Unit Kegiatan Mahasiswa yang biasanya disingkat UKM yaitu organisasi mahasiswa yang dibentuk berdasarkan kesamaan minat, baik di bidang olahraga, seni atau lainnya serta Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) yang bentuk dan atau strukturnya berbeda di setiap perguruan tinggi. Kedudukan UKM, karena beranggotakan berbagai disiplin ilmu, maka kedudukannya ada di Universitas/Rektorat. Demikian juga BEM.

Beberapa IOMS tingkat nasional memiliki legalitas berupa SK dari Dirjen DIKTI (tidak ada keharusan) dan hanya ada satu IOMS yang mewakili setiap organisasi/ikatan/himpunan di setiap disiplin ilmu di tingkat nasional. Mahasiswa Indonesia di luar negeri juga membentuk organisasi mahasiswa berupa Perhimpunan Pelajar Indonesia, atau PPI yang beranggotakan pelajar dan mahasiswa Indonesia.

Organisasi ekstra kampus walaupun anggotanya mahasiswa, para pengurus atau pimpinannya adalah alumni. Contohnya HMI, PMII, GMNI dan lain-lain.

Pada dasarnya, Organisasi Mahasiswa adalah sebuah wadah berkumpulnya mahasiswa demi mencapai tujuan bersama, namun harus tetap sesuai dengan koridor AD/ART yang disetujui oleh semua anggota dan pengurus organisasi tersebut. Organisasi Mahasiswa tidak boleh keluar dari rambu-rambu utama tugas dan fungsi perguruan tinggi yaitu tri darma perguruan tinggi, tanpa kehilangan daya kritis dan tetap berjuang atas nama mahasiswa, bukan pribadi atau golongan. (Wikipedia)

Organisasi kemahasiswaan dalam tatacara manajemen organisasi tidak berbeda jauh dengan organisiasi umum lainnya. Hal-hal yang menyebabkan keberadaannya adalah:

1. dikarenakan kesamaan keyakinan, minat dan bakat anggota, biasanya bertujuan untuk menyalurkan minat dan bakat tersebut dalam suatu wujud kegiatan yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai suatu prestasi, sebagai kebutuhan fisik, rohani ataupun sekedar penyalur hobi,
2. dikarenakan tuntutan kebutuhan, keadaan lingkungan yang terjadi saat itu, seperti organisasi layanan sosial untuk bantuan bencana alam, pendidikan bagi masyarakat miskin dan anak terlantar, layanan kesehatan dan keselamatan,
3. dikarenakan peluang yang ada untuk pengembangan kepribadian atau untuk tujuan provit/keuntungan, misal untuk menumbuhkan jiwa enterpreneurship/kewirausahaan, kemandirian dan profesionalisme, dengan membentuk unit kooperasi mahasiswa, kelompok marketing dan public relation, event organization, pembimbing atau assisten pelatihan atau pendidikan profesional.
4. dikarenakan tuntunan agama / aktifitas religi seperti  unit kerohanian dan lain-lain. 
5. dikarenakan amanat dan tuntutan sivitas akademika untuk mengemban suatu amanat khusus dengan suatu visi dan misi yang jelas sesuai AD/ART, memiliki pedoman GBHK (Garis-garis Besar Haluan Kerja). Misalnya Senat Mahasiswa, Badan Eksekutif Mahasiswa, Lembaga Eksekutif Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa Jurusan dan lain-lain. Organisasi ini biasanya merupakan suatu struktur organisasi yang kompleks dengan maksud dan tujuan organisasi seperti diatur pada AD/ART organisasi tersebut.

Kegiatan Organisasi Mahasiwa

Keberadaan sebuah organisasi kemahasiswaan biasanya sesuai dengan visi dan misi Perguruan Tinggi yang bersangkutan atau berdasarkan keterbukaan manajemen lembaga untuk menampung dan menyalurkan aspirasi, minat dan bakat mahasiswanya.
Beberapa hal yang perlu dilakukan atau dimiliki suatu organisasi adalah:

a. Struktur Organisasi

Sebuah bagan yang dapat menjelaskan tentang kedudukan masing-masing pengurus serta hubungan antar bagian dalam organisasi.

Sangat diperlukan untuk menunjukkan susunan kepengurusan dan hubungan antar seksi/bagian yang dipahami oleh anggota organisasi ataupun fihak luar. Sebaiknya terdapat pada dinding sekretariat dan disertakan pada proposal pemberitahuan keberadaan organisasi kepada PUKET III (bid. kemahasiswaan), serta LPJ Organisasi.

Contoh Struktur Organisasi Mahasiswa

Keterangan:

• AM_PM : Aspirasi Mahasiswa & Pengabdian Masyarakat
• PMO & PPM : Penkaderan Manajemen Organisasi & Pengembangan potensi Mahasiswa
• Humas & Orma : Hubungan Masyarakat & Organisasi mahasiswa
• Litbang dan IPTEK : Penelitian dan Pengembangan dan Ilmu Pengetahuan dan teknologi

b.  Job Description

Selaku pengurus organisasi apalagi ketua organisasi, sudah selayaknya mengetahui fungsi dan tugas masingmasing seksi/bagian yang berada dibawah koordinasinya, serta diharapkan mampu memberi penjelasan akan tugastugas tersebut kepada masing-masing personil yang menerima tanggung jawab tersebut. Tiap-tiap anggota atau pengurus organisasi perlu memahami sebenarbenarnya akan tugas dan bagaimana pertanggung jawabannya kepada ketua serta bagaimana koordinasinya dengan bagian/seksi yang lain.

c.  Rapat Kerja

Masing-masing organisasi perlu mengadakan raker sekurang-kurangnya 1 x dalam setahun, namun yang efektif adalah 2 x setahun (per semester). Dalam raker masing masing bagian/seksi mengajukan rencana kegiatan dan anggaran yang dibutuhkan.

Kemudian kumpulan rencana kerja tersebut digabungkan untuk dijadikan rencana kegiatan organisasi dan perencanaan penggunaan anggaran yang kemudian dijadikan rujukan untuk pengajuan permohonan anggaran dalam bentuk “profosal” kepada PUKET/PUREK III (bid. Kemahasiswaan) dan KaBag Keuangan.

d.  Rapat Evaluasi

Setelah organisasi mengadakan suatu kegiatan, maka sebaiknya dilakukan evaluasi (penilaian oleh diri sendiri/pengurus organisasi) terhadap kegiatan tersebut, selambat-lambatnya 1 bulan setelah kegiatan (waktu yang paling baik adalah 1 minggu setelah kegiatan). Pada rapat evaluasi ini diharapkan bisa memunculkan hal-hal kekurangan/kecurangan yang dilakukan sehingga bisa mengkoreksi diri untuk tidak melakukan hal tsb kembali. Hasilnya tertuang dalam progress report, maupun rujukan untuk LPJ.

e.  Rapat Koordinasi

Sebelum melakukan suatu event/kegiatan suatu organisasi sangat perlu mengajak semua fihak yang terkait untuk membicarakan bagaimana teknik koordinasi antar bagian agar kegiatan tsb dapat terlaksana sesuai harapan. Terkadang organisasi/fihak lain diluar organisasi pelaksana perlu diajak/diberitahu tentang kegiatan tersebut untuk meningkatkan hubungan baik antar sesama organisasi.

Senat Mahasiswa dalam hal ini sebagai organisasi tertinggi dalam struktur LM Amikom Yogyakarta, perlu meng-koordinasikan rencana kegiatan masing-masing HMJ, UKM dan BEM, agar :

-tidak menyimpang dari tujuan masing-masing organisasi
-tidak saling berbenturan antar sesama organisasi dan
-bisa mengkoordinir bila ada kesamaan bentuk kegiatan serta waktu kegiatan

f. Pertemuan Pimpinan Organisasi

Para pimpinan organisasi sesekali perlu melakukan pertemuan “gathering” (pembicaraan resmi dengan gaya santai) untuk menjalin hubungan baik antar pimpinan/organisasi dan bisa menjembatani penyelesaian masalah-masalah yang timbul antar organisasi. Terkadang untuk sebuah event yang dilaksanakan suatu organisasi, perlu diundang pimpinan organisasi lain agar terjadi hubungan baik antar organisasi.

g. Penataan Arsip & Inventaris Organisasi

Hal-hal yang terkait dengan kearsipan (dokumen) organisasi :

1. Data Pengurus / Anggota
2. Surat Masuk / Surat Keluar
3. Profosal
4. Memo
5. Agenda Kerja / Job description dan
6. Dokumen–dokumen lain

Perlengkapan yang terkait dengan kearsipan :

1. Kertas dengan atau tanpa kop surat + amplop
2. Stempel / Bantal Stempel / Tinta Stempel
3. Map File / Maploeg / Box File
4. Pelubang Kertas
5. Staples dan isinya
6. Perlengkapan penjilitan proposal
7. Lemari dengan daftar file / arsip serta
8. Ruang Sekretariat

Perlengkapan pendukung lain sebagai inventarisasi organisasi :

1. Papan Nama Organisasi
2. Struktur Organisasi
3. Daftar Inventarisasi Ruang Organisasi
4. Daftar Kegiatan dan Anggaran Organisasi
5. Album Kegiatan
6. White board / spidol / penghapus
7. Spon board dan pines
8. Perlengkapan kebersihan ruangan
9. Jam dinding
10. Komputer, printer, disket  dan
11. Perlengkapan lain yang sangat dibutuhkan untuk mendukung kegiatan organisasi

h.  Laporan Pertanggung Jawaban

Suatu hal yang harus dilakukan sebagai bentuk tanggung jawab pengurus kepada anggota ataupun fihak lain yang memberikan dukungan terhadap kegiatan adalah Laporan Pertanggung Jawaban.

i.  Pendelegasian Wewenang

Untuk memberikan kekuatan hukum bagi yang menerima wewenang maka sangat diperlukan surat pelimpahan wewenang sementara.

j.  Pembagian Tugas Pengawasan

Bila tugas Ketua dirasa cukup banyak maka tugas pengawasan dapat dibagi kepada sekretaris umum atau kepada seksi khusus atau komisi khusus untuk melakukan tugas pengawasan tersebut.

k. Pembuatan Daftar Rencana Kegiatan dan Anggaran Organisasi - serta Realisasi Kegiatan dan Anggaran (RKA)

Sebuah daftar rencana dan anggaran yang diperlukan untuk kegiatan sebaiknya tersusun sebelum kegiatan dilaksanakan, dapat dilihat oleh seluruh pengurus maupun anggota. Ini akan menjadi pembelajaran buat seluruh anggota dan pengurus saat itu dan pengurus sesudahnya.
Daftar tadi sebaiknya juga dilengkapi dengan hasil evaluasi dan realisasi anggaran yang digunakan.

l.  Pembukuan / kearsipan

Kearsipan yang paling menonjol dalam organisasi diantaranya adalah mengenai surat-menyurat. Kerapian surat-menyurat ini akan memperlihatkan identitas dan kapabilitas suatu organisasi.

Meskipun tidak ada peraturan yang telah ditetapkan sebagai format baku penulisan / pembuatan suratmenyurat, namun banyak instansi atau organisasi yang telah mencoba menyusun kearsipan, serta format penulisan surat-menyurat yang baik dan bisa dijadikan acuan pembuatan surat menyurat untuk memudahkan administrasi dan manajemen kearsipan. Disamping itu, konsep surat dan kearsipan yang baik, bisa menimbulkan citra yang baik bagi institusi/perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.